【Q1】公文承辦人聯絡方式應注意事項？

【A1】於公文線上系統，點選「個人資訊」：
 　 　　1、電話號碼：(03)890****。
 　 　　2、傳真號碼：(03)890****。

【Q2】如何分辨校內發文、校外發文？
【A2】點選「創文」時，並選擇「函」，於畫面右邊的「機關全銜」選取「國立東華大學」者為校
　 　   外發文，須經文書組發文，並歸檔於文書組檔案室；選取例如：「國立東華大學**處」為校
　 　   內發文，須經單位發文，並歸檔於該單位內。

【Q3】公文應於何時修改為紙本？
【A3】附件為實體的公文：
　　　　1、海報、大型圖書或已裝訂成冊之預算書、計畫書、合約書、報告書、建議書等大型附件。
　　　　2、有價證券、支票、現金、收據、原始憑證及需要用印之文件等。
　　　　3、附件屬性或格式特殊者，如光碟、磁片、磁帶、實體物品等。
　　　　　　並將公文列印，紙本簽核流程與紙本蓋章同時進行。

【Q4】校內外發文之公文附件容量為何？
【A4】校內外發文附件目前設定最大容量10MB以內。

【Q5】電子簽核修改為紙本簽核之流程如何設定？
【A5】所有流程必須重新設定並重跑，否則會產生電子核章與紙本蓋章不一致。

【Q6】發文正副本如在行文機關右邊的「搜尋」裡找不到該如何建立？
【A6】請在行文機關的右上方有個「手動輸入」裡建立名稱、地址、電話…等。

【Q7】總發文收件截止時間？
【A7】 1、原則於上班日八時至下午十七時止收件。（如需於當日郵遞交寄之公文，請於當日十五時
　　　　　前交至總發文人員，以利作業。因收到待發文之公文後，總發文人員還需檢視附件資料、
　　　　　繕校、封包、交寄等作業手續。）
　　　 2、如逾當日十五時後需發急件公文，請事先來電告知。

總務處文書組

承辦人：莊秀珠 小姐 聯絡電話：03-890-6356