【Q1】承辦公文時檔號選取方法。

【A1】 在系統點選「檔號」後再選取適當分類號，同時請您檢查所選取「檔號」的「年度號」是否
　　　  與文件產生日期之年度一致。(文件產生日期指本校發文日期或來文機關來文發文日期)。

【Q2】承辦公文如何辦理展期。

【A2】 只有來文才能辦理展期，承辦人在系統的「承辦公文未結案件」欄點選進入待展期之公文後
　　　 ，選取「展期申請」，填寫展期申請單，系統依公文展期天數送主管審核待主管核示後，系
　　　 統依展期到期日期計算公文承辦時效，逾期進行稽催通知。

【Q3】密件處理請承辦人配合事項。

【A3】承辦人辦理機密文書歸檔，應使用機密檔案專用封套詳實填註封套資料（案由或案名得以代
　　　 碼或代名表示之），於專用封套封口加蓋印章或職名章，並得加註簽封日期。註銷密等時請
　　　 承辦人填寫「機密文書機密等級變更或註銷紀錄單」辦理解密事宜。機關內部及他機關檢調
　　　 機密檔案，調案人應填具調案單，並依下列規定簽准後，送至檔案管理單位辦理。機關內部
　　　 借調機密檔案，應經業務承辦單位主管核准。但屬國家機密者，除辦理該機密事項業務者外
　　　，應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。他機關借調機密檔案，應
　　　以書面提出請求，並經該機密核定機關首長或其授權人員核准後，始得提供；上開書面資料
　　　應載明法律依據、調用目的及調用期間等事項。

【Q4】調案方式。

【A4】(一)電子公文：電子公文在線上填寫調案單並經核示即可進行線上調閱電子影像檔。

           (二)紙本公文：請填寫調案單，經一級主管核准後送文書組，文書組檔管人員將提供紙本公文影本。

【Q5】如何對已歸檔公文進行查詢？

【A5】在系統按「查詢」點選「公文查詢」進入「公文查詢資訊」點選「已編目公文」在欄位輸入

　　　 內容後再按「公文查詢」。

【Q6】如何查詢本校檔案目錄？

【A6】「檔案管理局」網站「機關檔案目錄查詢網」可對機關學校已彙送檔案目錄進行查詢。